Las actas de asamblea es la redacción por escrito de lo tratado en una reunión de una sociedad mercantil; es decir, contiene todo lo relacionado con el lugar, fecha, hora, quorum, deliberación, resoluciones, votación y hora en la que se levanta la sesión, referente a un tema en específico.
Por ejemplo: revocación u otorgamiento de un poder, aumento o disminución en el capital social, fusión o escisión, compra y venta de acciones etc.
¿Por qué son importantes las actas de asamblea?
Radica su relevancia, en la necesidad de registrar todos los actos de la sociedad para efectos mercantiles, contables y fiscales.
Suele acontecer que, en una auditoría las autoridades fiscales requieran a la sociedad sus actas de asamblea, para confirmar las actuaciones que ésta ha llevado a cabo.
¿Cómo se clasifican las actas de asamblea?
El artículo 179 de la Ley General de Sociedades Mercantiles (“LGSM”), las clasifica en ordinarias y extraordinarias.
¿Qué asuntos se deliberan en las actas extraordinarias?
En este caso, se acuerdan temas que son sumamente relevantes en la administración y supervivencia de la sociedad, por ejemplo:
Cambio de objeto social, de nacionalidad, transformación de la sociedad, disolución anticipada, aumento o reducción del capital social
¿Cuáles son las formalidades requeridas en las actas extraordinarias?
La LGSM señala la obligación de registrarla en el libro respectivo, su protocolización ante notario público, así como su inscripción en el Registro Público del Comercio, de la entidad que corresponda.
¿Qué asuntos se deliberan en las actas ordinarias?
La LGSM menciona no es clara al respecto al indicar cuáles son ordinarias. Sin embargo, se podría señalar, qué son todas aquellas no reguladas como asambleas extraordinarias.
Por ejemplo: otorgamiento de un poder a un Administrador Único para pleitos y cobranzas o actos de dominio, presentación del balance anual etc.
¿Cuáles son las formalidades requeridas en las actas ordinarias?
La LGSM especifica la necesidad de registrarla en el libro que corresponda únicamente. No es necesaria su protocolización y tampoco su inscripción en el Registro Público del Comercio.
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