El registro de asistencia laboral se ha convertido en un tema fundamental para las empresas en México. Los cambios en la regulación de la jornada laboral obligan a los patrones a prestar mayor atención a los mecanismos utilizados para documentar las horas de entrada, salida y descanso de sus trabajadores.
Más allá de instalar un reloj checador, las empresas deben implementar procedimientos que permitan acreditar el cumplimiento de la jornada laboral, proteger los datos personales de sus empleados y prevenir posibles controversias laborales.
En Esponda Abogados analizamos cinco medidas que las empresas pueden adoptar para fortalecer sus controles internos y prepararse para las nuevas exigencias laborales.
1. Registrar las entradas y salidas de los trabajadores
El primer paso consiste en establecer un sistema que permita conocer cuándo comienza y termina la jornada de trabajo.
El registro de asistencia laboral debe generar información confiable y permitir identificar las horas efectivamente laboradas, así como los periodos de descanso que correspondan.
¿También deben registrarse las salidas a comer?
Es recomendable documentar el inicio y la conclusión del periodo destinado a alimentos, especialmente cuando el trabajador puede salir del centro de trabajo.
Esto resulta relevante porque el artículo 64 de la Ley Federal del Trabajo establece que, cuando el trabajador no pueda salir del lugar donde presta sus servicios durante el tiempo de reposo o comidas, dicho periodo se computará como tiempo efectivo de la jornada de trabajo.
Por ello, las empresas deben distinguir entre los descansos que forman parte de la jornada y aquellos durante los cuales el trabajador puede disponer libremente de su tiempo.
2. Implementar un checador digital
La utilización de un checador digital puede facilitar el registro de asistencia laboral y mejorar la administración de los horarios.
Estos sistemas permiten conservar información sobre entradas, salidas, retardos y otras incidencias, además de generar reportes que pueden resultar útiles para el cumplimiento de las obligaciones patronales.
No obstante, debe distinguirse entre la obligación legal de registrar la jornada y la elección de una tecnología específica. La empresa deberá atender las disposiciones vigentes y las reglas técnicas que resulten aplicables, sin asumir que necesariamente debe adquirir un dispositivo físico determinado.
Lo importante es que el mecanismo utilizado sea confiable, accesible y permita conservar registros verificables.
3. Actualizar el aviso de privacidad de los trabajadores
La implementación de sistemas digitales de asistencia también implica el tratamiento de datos personales.
Por ejemplo, algunos mecanismos utilizan nombres, números de empleado, fotografías, huellas digitales o información relacionada con los horarios de trabajo.
Por ello, las empresas deben revisar sus avisos de privacidad y verificar que informen adecuadamente las finalidades del tratamiento de los datos personales, conforme a la legislación aplicable.
Cuando se utilicen datos biométricos, será especialmente importante evaluar su necesidad, proporcionalidad y las medidas de seguridad correspondientes.
Asimismo, deberá revisarse la forma en que se pone a disposición de los trabajadores el aviso de privacidad y se obtiene su consentimiento cuando resulte jurídicamente exigible.
4. Resguardar adecuadamente la información laboral
El registro de asistencia laboral no termina cuando el trabajador marca su entrada o salida.
Las empresas también deben garantizar que la información se conserve de manera segura y que únicamente pueda ser consultada por el personal autorizado.
Para ello, resulta recomendable establecer mecanismos de respaldo, controles de acceso y procedimientos para evitar alteraciones, pérdidas o divulgaciones indebidas.
Adicionalmente, los registros deben conservarse durante los plazos legalmente aplicables y estar disponibles cuando sean requeridos por las autoridades competentes.
Una administración documental adecuada puede ayudar a prevenir controversias relacionadas con horas extraordinarias, descansos, retardos y cumplimiento de jornadas.
5. Revisar el Reglamento Interior de Trabajo
Otro aspecto fundamental consiste en verificar que el Reglamento Interior de Trabajo sea congruente con el sistema de registro de asistencia laboral utilizado por la empresa.
Con fundamento en el artículo 423 de la Ley Federal del Trabajo, este instrumento debe contemplar, entre otros aspectos, las horas de entrada y salida de los trabajadores, el tiempo destinado para las comidas y los periodos de reposo durante la jornada.
En consecuencia, cuando se implementen nuevos mecanismos de control de asistencia, resulta conveniente revisar las disposiciones internas relacionadas con los horarios, procedimientos de registro y obligaciones de los trabajadores.
Cualquier modificación del Reglamento Interior de Trabajo deberá observar el procedimiento legal correspondiente, incluyendo su elaboración mediante la comisión mixta y su depósito ante la autoridad competente, conforme a los artículos 424 y 425 de la Ley Federal del Trabajo.
¿Qué riesgos enfrentan las empresas que no cuentan con un registro de asistencia adecuado?
La falta de controles confiables puede dificultar la acreditación del cumplimiento de las obligaciones patronales.
En particular, el artículo 784 de la Ley Federal del Trabajo contempla reglas sobre la carga de la prueba en controversias relacionadas con la jornada de trabajo, mientras que los artículos 804 y 805 regulan la conservación y exhibición de determinados documentos laborales y las consecuencias procesales de no presentarlos.
Por tanto, contar con un sistema adecuado de registro de asistencia laboral no solamente contribuye a la organización administrativa, sino que también puede fortalecer la posición jurídica de la empresa ante una inspección o un conflicto laboral.
¿Cómo puede ayudar Esponda Abogados?
En Esponda Abogados asesoramos a empresas en la revisión y actualización de sus instrumentos de cumplimiento laboral, incluyendo:
- Elaboración y actualización del Reglamento Interior de Trabajo.
- Revisión de políticas de asistencia, horarios y descansos.
- Elaboración y actualización de avisos de privacidad laborales.
- Diseño de protocolos internos para el registro y resguardo de información.
- Asesoría preventiva para reducir riesgos de incumplimiento y controversias laborales.
- Elaboración de los avisos de privacidad
La implementación de un registro de asistencia laboral adecuado debe entenderse como una medida de cumplimiento jurídico y no únicamente como una herramienta administrativa.
Si tu empresa necesita revisar sus mecanismos de control de asistencia o actualizar sus documentos laborales, en Esponda Abogados podemos ayudarte.
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