Las actas de asamblea son documentos legales que recogen por escrito todo lo tratado y acordado en una reunión de una sociedad mercantil. En ellas se establece el lugar, fecha, hora, quórum, deliberaciones, resoluciones, votaciones y hora de cierre de la sesión, siempre sobre un tema específico.
Ejemplos de asuntos que pueden constar en un acta de asamblea incluyen: i) Compra y venta de acciones, ii) Revocación u otorgamiento de poderes, iii) Aumento o disminución del capital social y iv) Fusión o escisión de la sociedad.
1.¿PORQUÉ SON IMPORTANTES?
La relevancia de un acta de asamblea radica en que deja constancia oficial de las decisiones de la sociedad para efectos mercantiles, contables y fiscales. En una auditoría fiscal, las autoridades pueden requerir a la sociedad sus actas de asamblea para confirmar que las actuaciones y decisiones empresariales fueron debidamente registradas.
2. CLASIFICACIÓN
De acuerdo con el artículo 179 de la Ley General de Sociedades Mercantiles (“LGSM”), las actas se clasifican en: Actas de Asamblea Ordinarias y Actas de Asamblea Extraordinarias.
3. ACTAS DE ASAMBLEA EXTRAORDINARIAS
Se abordan temas de alta relevancia para la administración y supervivencia de la sociedad, tales como: i) Cambio de objeto social, ii) Cambio de domicilio social, iii) Disolución y liquidación etc.
4. FORMALIDADES DE LAS ACTAS DE ASAMBLEA EXTRAORDINARIAS
La LGSM establece que deben: i) Registrarse en el libro de actas correspondiente, ii) Protocolizarse ante notario público, e iii) Inscribirse en el Registro Público de Comercio de la entidad correspondiente.
5. ACTAS DE ASAMBLEAS ORDINARIAS
Son todas aquellas asambleas que no están clasificadas como extraordinarias. Ejemplos: i) Otorgamiento de poderes a un Administrador Único para pleitos, cobranzas o actos de dominio y ii) Presentación y aprobación del balance anual.
6. FORMALIDADES DE LAS ACTAS ORDINARIAS
La LGSM solo exige registrarlas en el libro de actas correspondiente. No es necesario protocolizarlas ni inscribirlas en el Registro Público de Comercio.
Conclusión
Tanto las actas ordinarias como las extraordinarias son esenciales para dar validez jurídica a las decisiones empresariales. Una redacción incorrecta o el incumplimiento de formalidades puede acarrear problemas legales, fiscales o administrativos.
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