Los accionistas extranjeros en México que participan en sociedades mexicanas pueden enfrentarse a un problema práctico al momento de celebrar una asamblea: sus representantes se encuentran en el extranjero y no pueden viajar a México para comparecer personalmente.
Esta situación es frecuente cuando una sociedad mexicana forma parte de un grupo empresarial internacional o cuando una empresa constituida en Estados Unidos, Canadá, España, Argentina, Ecuador u otro país participa como accionista de una sociedad mexicana.
¿Es necesario que el representante de la empresa extranjera viaje a México para participar en la asamblea?
No necesariamente.
La Ley General de Sociedades Mercantiles (“LGSM”) permite que los accionistas sean representados por mandatarios durante las asambleas. Esta posibilidad puede facilitar considerablemente la celebración de actos corporativos cuando existen accionistas extranjeros en México.
Sin embargo, antes de preparar una carta poder o cualquier otro instrumento de representación, resulta indispensable revisar los estatutos sociales de la sociedad mexicana.
¿Pueden los accionistas extranjeros en México ser representados en una asamblea?
Sí.
El artículo 192 de la LGSM establece que los accionistas pueden hacerse representar en las asambleas por mandatarios, pertenezcan o no a la sociedad.
La misma disposición establece una regla especialmente importante: la representación deberá conferirse conforme a lo establecido en los estatutos sociales y, a falta de estipulación, deberá conferirse por escrito.
Por esta razón, cuando existen accionistas extranjeros en México, el primer paso debe ser revisar los estatutos sociales para determinar qué requisitos resultan aplicables a su representación.
¿Es suficiente una carta poder para representar a un accionista extranjero?
En determinados casos, una representación otorgada por escrito puede resultar suficiente. Sin embargo, no debe asumirse automáticamente que cualquier carta poder permite comparecer a una asamblea.
El artículo 192 de la LGSM reconoce, en primer término, las reglas establecidas en los estatutos de la sociedad.
Por ello, pueden existir dos escenarios:
1. Los estatutos establecen requisitos específicos.
Si los estatutos sociales regulan la forma en que los accionistas pueden hacerse representar, deberán cumplirse dichas formalidades.
2. Los estatutos no establecen una formalidad específica.
A falta de estipulación estatutaria, el artículo 192 de la LGSM establece que la representación deberá conferirse por escrito.
Por ello, antes de preparar la documentación para representar a accionistas extranjeros en México, debe realizarse una revisión de los estatutos sociales vigentes.
¿Quién puede representar al accionista extranjero?
El artículo 192 de la LGSM permite que el mandatario sea o no miembro de la sociedad.
No obstante, la propia disposición establece una limitación: los administradores y los comisarios no pueden actuar como mandatarios de los accionistas en las asambleas.
Por ello, la persona que será designada para representar a un accionista debe seleccionarse considerando tanto las disposiciones legales como los estatutos de la sociedad.
Esta revisión adquiere especial relevancia tratándose de accionistas extranjeros en México, debido a que las personas con facultades para actuar en nombre de la empresa extranjera normalmente se encuentran fuera del país.
¿El representante de la empresa extranjera necesita viajar a México?
No necesariamente.
Imaginemos que una sociedad constituida en Argentina es accionista de una sociedad mexicana.
La sociedad mexicana necesita celebrar una asamblea para aprobar alguno de los siguientes actos:
- Cambio de denominación social;
- Modificación de estatutos;
- Cambio de administradores;
- Nombramiento o revocación de representantes legales;
- Otorgamiento o revocación de poderes;
- Transmisión de acciones;
- Aumento o reducción de capital; o
- Aprobación de alguna operación corporativa.
Si la persona facultada para representar a la empresa argentina no puede trasladarse a México, deberá analizarse si puede designar a un mandatario para comparecer en su representación.
Una adecuada estructuración de la representación de accionistas extranjeros en México puede evitar desplazamientos internacionales exclusivamente para la celebración de determinados actos corporativos.
¿Qué debe contener la representación del accionista extranjero?
El instrumento deberá prepararse considerando las características particulares de cada sociedad y los actos que serán sometidos a consideración de la asamblea.
Entre otros elementos, resulta conveniente identificar:
- Al accionista extranjero;
- La sociedad mexicana;
- A la persona designada como mandatario;
- La asamblea respecto de la cual se otorga la representación;
- Las facultades conferidas;
- El alcance de la representación; y
- En su caso, los asuntos respecto de los cuales el mandatario podrá deliberar y votar.
Cuando el accionista sea una persona moral extranjera, también deberá verificarse que la persona que otorgue la representación tenga facultades suficientes para actuar en nombre de dicha entidad.
La importancia de revisar los estatutos sociales
Los estatutos sociales son fundamentales para determinar cómo deberá instrumentarse la representación.
Uno de los errores que pueden cometerse al organizar una asamblea consiste en preparar automáticamente una carta poder sin revisar previamente las disposiciones estatutarias.
Tratándose de accionistas extranjeros en México, recomendamos realizar el análisis en el siguiente orden:
Primero: revisar qué establecen los estatutos respecto de la representación de accionistas.
Segundo: identificar quién tiene facultades para actuar en nombre de la empresa extranjera.
Tercero: determinar el instrumento adecuado para conferir la representación.
Cuarto: verificar que la persona designada pueda actuar como mandatario.
Quinto: revisar el orden del día, quórum y mayorías necesarias para adoptar las resoluciones correspondientes.
De esta manera, la representación se analiza como parte integral de la operación corporativa y no como un documento aislado.
Representar al accionista no es lo mismo que firmar el acta
También es importante distinguir la representación del accionista de la firma del acta de asamblea.
Una persona puede comparecer y votar en representación de un accionista sin que ello implique necesariamente que deba firmar el acta en esa calidad.
El artículo 194 de la LGSM establece que las actas de las Asambleas Generales de Accionistas deberán asentarse en el libro respectivo y ser firmadas, mediante firma autógrafa o electrónica, por el Presidente y el Secretario de la Asamblea, así como por los Comisarios que concurran. LGSM.pdf
Por ello, jurídicamente deben distinguirse:
- La representación del accionista;
- La participación y emisión del voto durante la asamblea; y
- La firma del acta correspondiente.
Esta distinción puede resultar particularmente relevante cuando participan accionistas extranjeros en México cuyos representantes se encuentran físicamente en otro país.
¿Qué documentos debe revisar una empresa extranjera antes de la asamblea?
Antes de celebrar una asamblea con accionistas extranjeros recomendamos revisar, entre otros documentos:
- Estatutos sociales vigentes.
- Escrituras públicas que contengan reformas estatutarias.
- Libro de Registro de Acciones.
- Títulos accionarios, cuando corresponda.
- Poderes vigentes.
- Documentos que acrediten las facultades del representante de la empresa extranjera.
- Reglas estatutarias sobre representación.
- Orden del día de la asamblea.
- Requisitos de quórum y votación.
- Actos que posteriormente deberán formalizarse ante notario público o inscribirse ante el Registro Público de Comercio.
La revisión previa permite identificar posibles problemas antes de celebrar la asamblea.
¿Pueden los accionistas extranjeros en México participar sin viajar al país?
En determinados casos, sí.
La representación mediante mandatario puede ser una alternativa para que los accionistas extranjeros en México participen en las decisiones corporativas de una sociedad mexicana sin necesidad de que sus representantes viajen exclusivamente para asistir a una asamblea.
Adicionalmente, la legislación mercantil mexicana permite actualmente, bajo determinados requisitos, la utilización de medios electrónicos para la celebración de asambleas.
La alternativa adecuada deberá analizarse considerando los estatutos sociales, la estructura accionaria, las características de los accionistas y los actos que pretenden aprobarse.
Asesoría para accionistas extranjeros en México
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Si su empresa es accionista de una sociedad mexicana y sus representantes se encuentran en el extranjero, podemos revisar su estructura corporativa y determinar la alternativa jurídica adecuada para celebrar la asamblea y formalizar las resoluciones correspondientes.
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